GØR ARBEJDSGANGE MERE EFFEKTIVE OG MED SAMMENHÆNG

En effektiv virksomhed og en spændende virksomhed at arbejde i er 2 sider af samme sag. Effektivt og forenklet arbejde i den rigtige og sikre retning giver medarbejdere overblik og motivation for arbejdet.

I jeres virksomhed har I måske udfordringer med:

• For mange manuelle handlinger i hverdagen, der kunne gøres smartere

• For mange fejl i varer/ydelser til kunder

• For mange forsinkede varer/ydelser til kunder

• For mange forkerte eller forsinkede varer fra leverandører

• Opgaver der ikke flyder optimalt mellem afdelingerne

• Udstyr der ikke virker og giver stop i arbejdsgangen

• Usikkerhed om hvem der har ansvaret for hvilke opgaver

Udfordringen betyder ekstra travlhed, men ingen ekstra indtjening. Samtidig har I svært ved at finde tiden til at sikre udviklingen af virksomheden. Det gælder om at tage beslutningen og starte et sted, hvor effekten er synlig for alle – ikke nødvendigvis en stor omvæltning, men en tiltrængt ændring. Guleroden er, at den tid i sparer nu skal bruges på bevidste valg, der forbedrer jeres hverdag.

Det kan være optimering af flere arbejdsgange, uddannelse af medarbejdere, oprydning i generende ophobninger eller blot tiltrængt afspadsering. Det giver en udvikling, der er synlig for alle. Vi kan hjælpe jer med dette – og ikke mindst lære jer, selv at sikre at disse ændringer sker løbende og målrettet. Udviklingen er så vigtig.

Når I optimerer og synliggør jeres processer, skabes der en fælles forståelse for de tilretninger, der gør processerne effektive. Fokus skal være på virksomhedens aktuelle udfordringer. Enten kender I til de, der presser sig mest på, eller også finder vi dem og løser dem sammen. Vi trækker altid på jeres faglige kompetencer, når vi arbejder.

Vi sikrer således, at der er interne kontroller og samler information om, hvor der forretningsmæssigt kan være risici. Vi arbejder også med ISO-standarder og kvalitetssikring, hvor dette er relevant.

At motivere medarbejdere til at deltage i at optimere processer forudsætter

• At tiden afsættes til det
• Indsatsen anerkendes
• At målet er kendt
• At der er en forventning om effekten
• At effekten fejres og bruges

Når hverdagen kører, kan det være svært at omstille sig i kortere tid i løbet af dagen. Men det er helt sikkert muligt, når alle glæder sig til effekten.

Alternativt kan det være en aktivitet, hvor alle eller større mængder af medarbejdere tages ud af hverdagen til et andet sted, hvor der arbejdes effektivt med optimeringen en hel eller ½ dag. Dette er selvfølgelig bedst i perioder, med lavere daglig aktivitet eller lige efter en længere ferie for flere medarbejdere, typisk sommerferien, hvor alle møder med fornyet energi.

Det er en mulighed at udarbejde en oversigt over, hvad der fungerer og hvad der skal laves om på, inden ferien. Denne oversigt skal drøftes med medarbejderne, der alle skal have lov til at kommentere med gode ideer og derefter være afladet til at gå på ferie og klar til at tage fat på forandringerne efter ferien.

Når vi optimerer processer inddrager vi til tider også analyser af virksomhedens drift – især af salg/indtjening pr. produkter, udnyttelse af kapacitet, håndtering af fejl (kreditnoater til kunder og fra leverandører). Disse analyser kan være med til at gøre det endnu tydeligere for alle, hvilken effekt dårlige processer har for virksomheden. Fokus kan være på en enkelt proces eller på flere processer, alt efter behovet i netop jeres virksomhed. Ofte er det det samlede flow, der er interessant fra kundens bestilling til kundens betaling – også inkl. handlinger og informationer med leverandøren.

Vi dokumenterer jeres arbejdsgange (både handlingen og informationsstrømmen). Hvis I selv har overblikket er indledende analyser ikke nødvendige – men måske kun interessante.